公文批复的格式

写作格式要点

1.“批复”这一文种是上级机关为对应下级机关上报“请示”而设的，没有“请示”就无所谓“批复”。因之，批复的制发主体应是上级机关。原则上同级机关公文往来不使用批复。特殊情况，也有经上级机关批准，职能部门代上级机关行文批复的。

2.批复的受文单位一般应是上报请示的直接下一级机关。批复不越级行文。有些中间转报的请示，批复的受文单位应是转报机关，不应向原报机关直接批复。

3.批复的一般结构是首先写明针对什么文件的批复，尔后是批复内容。同意的批复从内容上讲大体有以下几种类型:(1)对请示审批事项的批复，内容比较简短，不阐述同意的理由，只对同意事项作几点原则规定(2)对要求解决问题的批复。(3)对上报规划、方案、意见的批复。这种批复不同于批转的地方是，只对来文单位答复同意与否，而不是转发给其他单位。批复在原则同意上报规划等的同时，往往对需要明确的问题加以强调。

4.批复内容篇幅都不长，涉及实质内容的公文，一般文字精炼，句句中的，言简意赅。同意性批复都不复述同意的理由:同意之后往往讨落实批复内容提一些原则性要求，但亦应明晰、准确、简洁。不管何种类型的批复，都不可对理由作展开论述。不同意的批复，往往要阐述一下原因、理由，但亦应简明扼要。有的不阐述理由，直接明了不同意。

5.批复件原则上一文一事，一个批复针对一件请示。有时数个下级机关上报请示同一件事，经研究同意后，应分别行文批复，而不应一件批复数文。

6.批复公文一般无特别的结束语。有的为加重语气加“此复”、“特此批复”的字样，实际上是多余的。

范文

国务院关于同意将xx海关驻xx机场办事处调整为xxxx机场海关的批复

江苏省人民政府：

你省《关于设立xxxx国际机场海关的请示》(苏政发〔xxx〕130号)收悉。现批复如下：

一、同意将xx海关驻xx机场办事处调整为xxxx机场海关(正处级)，隶属xx海关。

二、核定xxxx机场海关人员编制31名，在xx海关现有编制内调剂解决，不另增加编制。以上人员主要从应届大学毕业生、军队转业于部及地方党政机关现有人员中选调，不从社会上招收。

三、xxxx机场梅关所需办公、生活用房和开办费、交通工具、通讯设备由你省负责解决，检查检验设备由海关总署负责配备。

相关知识

批复类公文的格式

国家质量技术监督局发布实施的《国家行政机关公文格式》国家标准(以下简称《公文格式》)按照国务院发布施行的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)的要求，对国家行政机关公文设计了两类5种格式：

第一类，“文件式”公文格式

它包括“上行文格式”“一般文件格式”等2种形式。

第二类，公文的特定格式

它包括“信函式格式”“命令格式”“会议纪要格式”等3种形式。

《公文格式》国家标准规定详尽、明确而严格。依此，“批复”公文格式有“一般文件格式”和“信函式”两种。“函”(包括“请批函”与“批答函”)的公文格式只有“信函式”一种。

1.“一般文件格式”的公文格式

“一般文件格式”即下行文或平行文格式。其设计规定要点是：

公文用纸天头为37mm±1mm。订口为28mm±1mm。版心尺寸(不含页码)为156mm×225mm。

发文机关标识上边缘至版心上边缘距离一定要留出25mm(约2行)位置，用于标识份数序号、密级和紧急程度等3项公文要素。也就是说，在设计“批复”发文机关标识(即俗称的公文“红头”)时，发文机关标识位置应自上页边起留出天头37mm+25mm=62mm的距离。要注意，即使“批复”事项内容既非秘密又非紧急，不需要标识上述3项公文要素，也要留出这段空白，即自上页边起留出天头62mm的距离。

行政机关的重要公文、特别是上报的公文，其发文机关标识(即“红头”)，一般均由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称，后面不加“文件”二字。如国务院就有“国务院任免通知”的“红头”形式，但这只限于这极个别特定公文而已。

置于公文首页眉首发文字号之下4mm处的一条与版心等宽(即156mm)的红色反线。此外，公文版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心。但版记反线跟公文首页眉首与主体之间印的那一条红色反线颜色不同，是黑色的。

2.“信函式”公文格式

国家行政机关在实际制发公文时，经常使用一种只标识发文机关名称而不标识“文件”二字的“信函式”公文，用于处理日常事务的平行文和下行文，而且使用频率很高。这种公文除了不标识签发人以外，其它各要素均与“文件”公文相同。

显然，“函”自然采取的是“信函式”公文格式(见例1国务院办公厅《复函》，以下国务院办公厅均简称国办)。而“批复”理论上应有“一般文件格式”和“信函式”两种格式。但我们发现，实际上国务院和国务院办公厅常用的“批复”公文，基本上都是采用“信函式”公文格式行文的。